オフィス内でのドキュメント環境の悩みが減りました
「製品やサービスよりむしろ導入後の運用方法が大事。
そこを的確に分かり易く導いてくれる会社とお付き合いすることが大切」
共同購入・共同利用することによりメリットを享受し、還元する団体
協同組合大阪ビジネスネットワークセンター 事務局 道岡訓子 様
協同組合大阪ビジネスネットワークセンターについて教えて下さい。
大阪府下にて数百社加入頂いている組合員様に向けて、当組合がNEXCOと契約している法人向けのETCコーポレートカードをご利用頂き、大口割引を還元する事業を主な柱としています。
その他、組合員の皆様全てに関連性のある製品やサービスを共同購入・共同利用することにより大口ならではのメリットを享受し、それを還元する団体です。
協同組合大阪ビジネスネットワークセンター様では複合機をどのように活用していますか？
まずは日常の書類、請求書や利用明細、案内チラシなど大量の紙書類を印刷するために使っています。
そして、2年前より新たな取り組みとして日々積もってゆく書類をデジタルデータ化し
「Googleドライブ」へアップロードするツールとして運用しています。
また最近は「Evernote」も併用して使用するようになり、書類の属性によって使い分けています。
複合機やクラウドサービスを導入する前、悩んでいたことを教えて下さい。
以前は全て紙で書類保管していたので管理に膨大な時間と場所が必要でした。
そこで、書類管理に掛かる作業時間と保管場所を少しでもスリム化したいという思いがありました。
新しい複合機の機能ポイントとサービスを知ったきっかけ、また導入したくなった理由を教えて下さい。
ジェイ・ワンさんから、最近の複合機は紙を印刷するだけでなく効率的にデジタルデータ化出来ると教えてもらい興味を持ちました。また、その保管場所を外部のクラウドサービスに安全にトラブル無く保管出来ると知り、色々なサービスやセキュリティーに対しての取り組みを調べました。
これで作業時間を短縮出来て、他の業務により集中できるのではと思いました。
また事前にテスト導入してみると、主な作業を複合機にプログラム登録することにより、時間よりむしろ人的ミスが減り、効率が上がっていることが直ぐに実感出来ました。
クラウドサービスを導入する前に他に比較した商品はありましたか？比較した場合、それを導入しなかった理由を教えて下さい。
当時一番知名度と人気のあったD社と比較しました。
価格や保存容量が魅力的でしたが丁度その頃、情報漏洩問題が発生しセキュリティーを重要視することで導入を見送りました。
そして、セキュリティーの観点から考えると特に、現状で最善なサービスは「Googleドライブ」だと考えました。
複合機やクラウドサービスはすぐに導入しましたか？しなかったとしたら何が不安でしたか？またその不安はどうやって解決しましたか？
最初は、複合機メーカーやクラウドサービス各社の違いが分からず、直ぐに導入に踏み切れませんでした。
特に複合機に関しては長く使うもの、5年先を見据えなければなりませんので導入に際しスペックやで出来ることなど自分なりに色々検証しました。
そこで商品やサービスをワンストップで取り扱いされていたジェイ・ワンさんに実際の使い勝手や導入後の運用方法について色々教えて頂いたことで不安はほぼ解消されました。
スペックや価格よりもむしろ導入後の使い勝手や運用方法、そして製品の耐久性が大切だと良く分かり、宝の持ち腐れにならないようにしようと決意しました。
導入したことでのメリットや、あなたが幸せになれたことを教えて下さい。
- 書類管理に費やす時間を短縮できた
- データを従業員間で共有することが容易になった
- いつでもどこでも仕事に取り掛かることができるようになった
導入したことにより、オフィス内でのドキュメント環境の悩みが大幅に減りました。
管理環境も多いに改善されましたし、今はコンサルタントもお願いしているので悩みがあっても気軽に相談出来ることが幸せですね。
導入をおすすめするとしたら、誰におすすめしますか？また、注意点などはありますか？
- たくさんの書類に埋もれて仕事をしている人
- IT化には興味があるが、どうすれば良いのか分からない人
- 1人で様々な業務があってなかなか時間を取れない、中小企業の経営者さん
におすすめします。
ただし、私も陥りましたがこういうことに注意してもらいたいです
●一度に全てのサービスを導入しようと計画すること。
機能がたくさんありすぎて覚えることがきないと思います。
●極限までのペーパーレスを実践しようと思うこと。
紙とデータには一長一短があって、それぞれを尊重しながら使うことが大切です。
導入を検討中の方にメッセージをお願いします。
どんな業種であれ業務とは縁を切ることのできないドキュメント管理。
製品やサービスの値段や機能だけで見ると様々なサービスがありますが、要はどれだけ活用できるようになるか？が肝心だと思います、でないと宝の持ち腐れとなってしまいます。
そういう面で考えると、製品やサービスよりむしろその後の運用方法が大事。そこを的確に分かり易く導いてくれる会社とお付き合いすることが大切だと思います。
※入り口のサインプレートもお使いの複合機で自作されています。
